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印章、介绍信使用管理规定


【www.kaoshila.cc - 介绍信 时间:10-31】
印章、介绍信使用管理规定

  篇一:介绍信盖章

  印章、介绍信使用管理规定

  为规范公司印章和介绍信使用行为,制定本管理规定。

  第一条 印章的管理

  公司及与公司业务相关的各类印章(公司章、法人名章等),由总经理办公室负责管理,并指定专人负责保管。

  因业务部门特殊需要,必须单独保管使用的印信,如财务专用章、合同章等,应登记备案后,由使用部门派专人负责保管使用,并建立使用印章登记薄。总经理办公室予以监

  督检查。

  第二条 印章保管员的职责

  (一)妥善保管印章,不得遗失和交他人代管,如有事外出应向经理办主任说明情况,

  以免影响用印。

  (二)经经理办主任同意后方可用印。

  (三)对不按规定用印的,有权拒绝用印。

  (四)用印时要做到印迹端正清晰,保持用印的严肃性。

  (五)要做好用印单位、用印人、用印事项、批准人等相关记录。

  第三条 印章的使用范围

  以公司名义的发文,上报下发的各类计划与总结,各类统计报表、各类专业人员职称证:公司颁发的各类奖状与证书,对外介绍信、证明信、回复函等。不符合规定的,不准用印。

  第四条 印章的使用办法

  凡需使用公司印章者,需经经理办主任同意或经公司总经理签属意见后,由公司印鉴管理员负责用印,未经批准不得携印章外出和空白用印,使用主要领导个人名章时,需经本人同意。

  第五条 印章使用的注意事项:

  (一)建立印章保管登记册,载明印章名称、印文、印模和保管人姓名等项。

  (二)印章保管人员要明确责任,保证印章的正常使用和绝对安全,防止印章被滥用或盗用。

  (三)印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁防止被盗,否则要负法律责任。

  (四)一旦发现保管的印章有异常情况,或丢失应该保护现场,及时报告领导和有关部门,查明情况,迅速处理。

  (五)印章保管人员要注意保养印章,及时清洗,确保用印时印迹清晰。

  第六条 印章的使用:

  (一)用印时首先应检查是否有部门负责人批准的用章审批单。

  (二)审阅了解用印内容,杜绝未经审阅其内容,而盲目用印的现象。

  (三)每次用印都应进行登记。

  (四)盖印

  1、以单位名义发出的公文函件必须加盖单位的印章。

  2、机关的正式文件只在文本落款处盖章。

  3、带存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章,一处盖在落款处,一处盖在骑缝 线上。

  4、凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方,并做到上不压正文,下压 成文日期年月日中的4-7个字。

  第七条 停用的废旧印章要请示领导和有关部门做出处理决定,分不同处理情况,或上缴颁发单位进行切角封存,或由本单位自行销毁。

  第八条 介绍信的管理介绍信是公司出具的一种证明性文件,公司对介绍信的内容及其印章承担着相应的责任。

  因此,公司对其使用必须严格管理。开出介绍信或替换介绍信都要履行一定的手续。

  (一)介绍信的两种形式:一种是办公室秘书掌握的具有一定印刷格式的公司介绍信。有制发单位的名称,使用人的姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等。 另一种是用公司信笺书写的,为请求或希望证明某种情况而使用的。

  (二)开具介绍信的手续

  需要单位介绍信者要先填写单位介绍信签批单,经部门批准后,由办公室秘书据此单填写介绍信,盖章后交给需用人。

  (三)注意事项:

  1、办公室给职能部门出具介绍信时要严格履行登记签发手续。

  2、使用介绍信者的合法身份和事由要严格审核。

  3、介绍信要有编号和存根,存根和发出的介绍信要一致。

  4、事后应逐一核查介绍信用途、去向,并予以记录。应收回全部未使用的介绍信。

  第九条 本规定由经理办负责解释,自经理办公会议审定通过后施行。

  篇二:印章及介绍信管理制度

  **印章及介绍信管理制度为维护公司印信使用的合法性、严肃性和安全性,进一步规范印信的使用程序,明确管

  理与使用责任,特制定此管理制度:

  一、印章的使用与管理

  1、公司印章的种类及保管**集团及其子公司的所有公章、董事长私章等重要印章由行政中心总裁办统一保管,财

  务专用章、发票专用章由财务部指定专人管理。

  2、使用印章的审批程序

  (1)凡需加盖公司公章时,先填写《盖章申请单》,经部门负责人、条块负责人、董事长或行政中心负责人批准签字后,持《盖章申请单》或经董事长签批的文件到总裁办办理盖章手续。行政中心总裁办负责文件材料的把关。

  (2)合同部需加盖公司合同章时,先填写《盖章申请单》,经部门负责人、条块负责人、董事长签字后方可到总裁办办理盖章手续。

  (3)空白合同、销售中心难以把握的重要合同,必须报经董事长批准同意,方可盖章。

  (4)公司公章、合同章原则上不得拿离公司使用,如有极特殊情况,必须拿离公司时,须填写《盖章申请单》,明确借出人、借出时间和用途等,经董事长或行政中心负责人批准签字后,方可将印章拿离公司使用。

  (5)公司其它印章和私章的使用程序按照印章保管部门使用规定执行。

  3、印章保管人的工作要求

  (1)所有需要加盖印章的文件,需凭借《盖章申请单》,写明使用目的、经办人、日期和盖印数量等内容,经董事长或行政中心负责人签字后方可加盖;若董事长或行政中心负责人外出而无法履行审批程序时,需取得口头、短信同意后,方可加盖印章,并要在事后补签《盖章申请单》。

  (2)总裁办印章保管人对没有公司董事长或行政中心负责人签字的用印申请,有权予以拒绝加盖印章。

  (3) 在盖印手续完备的情况下,总裁办印章保管人不得委托总裁办以外的人代办盖印。大宗文件、标书等材料需要加盖印章的,由总裁办加盖,相关部门经办人员予以配合。

  (4)严禁将印章及盖上章的空白介绍信带出公司,特殊情况要经董事长或行政中心负责人批准同意。

  (5)凡在落款处加盖印章时,必须骑年盖月。作废合同要及时返还销售中心,确保所有合同纸数量吻合。

  (6)与外单位的函、合同、协议等文件,篇幅超过两页者,要加盖“骑缝章”。

  (7)总裁办印章保管人应应认真保管,自觉接受监督,公章使用后应及时锁入保险柜;严禁私用、盗盖用公章,如因保管人工作失职,给公司造成损失和不良影响的,公司将追究其行政责任和经济责任。

  (8)总裁办印章保管人需对《盖章申请单》进行登记,编号及存档。

  (9)印章要定期及时加印油;报废、停用的印章,应将原件及时上交公司销毁或归档封存,并向有关部门及时通报,说明原因,标明停用印模。

  (10)因公司名称变更或成立子公司,需刻印新章时,总裁办印章保管人需有董事长或行政中心负责人书面的批示方可刻章。

  (11)印章遗失时,除要立即报告公司领导和公安机关备案外,还应依法公告作废。

  二、介绍信的使用与管理

  1、介绍信的印制

  (1)公司介绍信由总裁办负责印制。

  (2)印制的介绍信,应按照统一格式设计,经董事长或行政中心负责人审核备案后,可以安排印刷、使用。

  (3)介绍信仅为本公司员工外出开展业务时证明本企业员工身份和拟办业务时使用,不可以作为其它事项的证明材料。

  2、介绍信的保管和使用

  (1)介绍信由总裁办设专人保管,实行使用审批制度。

  (2)在开具介绍信前,要认真审核,了解开具介绍信的目的和用途,确认符合手续后,开具介绍信人应在登记簿上逐项登记(开具介绍信的事由、期限、开具人)后方可开具介绍信。

  (3)公司员工外出开展工作业务时,需经部门负责人、条块负责人签字同意后凭《盖章申请单》,到总裁办开具介绍信。《盖章申请单》与介绍信存根一起存档。

  (4)介绍信使用审批单上应写明对方单位名称,本单位外出人员姓名、人数。具体业务内容和介绍信有效期限。

  (5)使用介绍信要盖两处公章,一处盖在介绍信存根连接线上,一处盖在落款上。

  三、本制度解释权归**。

  四、本制度自下发之日起实施。篇四:印章、介绍信管理办法 陕西省地方电力招标公司印章、介绍信管理制度

  第一条 印章的种类:印章包括公司印章、领导私印。

  1、公司印章:公司向工商行政机关登记的公司印章和各种业务专用的公司印章。包括:

  公司章、公司合同章、公司钢印等。

  2、领导私印:刻有总经理姓名的印章。

  第二条 印章的效用、盖印方法

  1、印章具有权威性和凭信作用。

  2、盖印方法分:落款章、证件章、骑缝章、骑边章、弥缝章、封存章等。

  第三条 印章的刻制、颁发和启用

  1、印章由办公室负责统一刻制、颁布启用文件。

  2、公司批准成立新部门的正式文件下发后,方可刻制该部门印章。

  3、各种印章均由办公室颁发,颁发时应留下印模并登记备案。(印章备案表见附件一)。

  4、印章颁发的同时应下发印章启用通知的红头文件,在公司文件启用日期之前使用的印章视为无效。(关于启用印章的通知见附件二)。

  第四条 印章的使用

  1、使用范围

  1)以公司名义对上对下发出的公文,使用公司印章;

  2)以公司名义对政府、税务、金融等机构行文、及上报有关材料、报表等,使用公司印章,如有要求还需使用相应的领导私印;

  3)以公司名义对全民机关、团体等单位核发的函件、介绍信、证明材料等,使用公司印章;

  4)公司所开展的各种业务,使用相应的公司业务专用印章;

  2、使用程序

  1)使用公司印章前必须填写用印登记表,注明用印时间、用途、用印份数、印章名称、经办人等,由部门负责人核准签字,一般事务性的用印由办公室主任审批,重要合同、下发文件及上报材料由总经理审批;(用印登记表见附件三)。

  2) 用印人员在履行上述手续后,由印章管理人员按批准的情况 盖印。

  3)用印操作

  (1)、印章管理人员对盖印内容负有审阅的责任,用印前应当认 真审阅、了解清楚,不能盲目盖章;

  (2)、每次用印都应履行登记审批手续。介绍信和公司发文有存 根或发文登记,故不需在用印登记表上重复登记;

  (3)、公司印章不得脱离印章管理人员的监管,使用应在办公室 内,不得携带外出使用。特殊情况非得外出用印时应由部门经理注明原因,履行借用手续后方可携印外出。

  (4)、原则上不得在空白凭证、介绍信、证明信、协议或合同等 上盖公司印章,特殊情况需经总经理批准;

  (5)、协议或合同用印后应留一份原件存档(原件份数少时也应 留复印件存档);

  (6)、印章管理人员在用印时应认真检查登记表上的各项内容及 审批结果,确认无误方可盖印。

  第五条 印章管理

  1、 专人负责:公司印章及领导私印由办公室专人管理;公司各 类业务专用印章由指定专人管理;

  2、 保管:

  1)印章管理人员应安全保管各类印章,确保万无一失;存放印章的地方应固定并加锁,用印完后应及时放回原位;

  2)印章换人保管交接时,应在印章保管登记册上详细记录,并由办公室主任监交;

  3)印章保管人员对印章的安全及有效使用应负责任,对印章被盗 用或滥用造成的后果应当负责;

  4)印章保管人员应按期保养印章,用印后及时清洁,保证盖印时 完整清晰。

  3、印章使用责任

  1)印章管理人员对未经签发的文件,不得擅自用印;对不符合用印规定程序的,不得擅自用印;

  2)印章如有遗失,除立即向办公室报告外,并应依法公告作废。

  第六条 印章的停用

  1、因遗失而依法公告作废的印章于公告日起立即停用;

  2、公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时,旧印章停止使用。

  3、停用程序 :

  1)办公室下发关于停止印章使用的通知,说明停用原因标明停用的印模、停止使用时间并盖作废章和启用章的印模(关于停止××印章使用暨启用××印章的通知见附件四)。

  2)办公室将停用的作废印章收回,经办公室主任批准,应封存的予以切边或存入档案封存,无须封存的则销毁。

  第七条 介绍信、证明信的管理

  1、介绍信、证明信是公司向有关部门或单位出具的联系事务或某种事实的证明,开具时应严肃、认真;

  2、填写时应问清介绍信或证明信的作用,确认被介绍人或被证明人的姓名、身份、人数及所去的单位或部门,简明扼要地说明内容,办理的事情应具

  体、清楚地写明,必要时应注明有效天数;

  3、填写完介绍信、证明信后,必须经过总经理签字同意方可盖印,则为有效;

  4、介绍信的存根与正件填写应完全一致,骑缝编号日期应用汉字大写,因填写错误而作废的应保留,盖“作废”章;

  5、使用人员因情况变化而未使用时应退回,退回的介绍信应贴在原存根处并盖“作废”章;

  6、介绍信存根保存期为五年。

  附件一:印 鉴 备 案 表

  附件二:关于启用××印章的通知各部门:

  经公司××××字(××××)第×××号文件批准成立××× 部,××印章从即日起启用。(或)因×××原因现决定启用××章。

  印模:盖在 内

  (盖兰色印) (公章)



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